Coffiona hiểu rằng hoạt động vận chuyển và giao nhận đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của đối tác.
Vì vậy, Coffiona luôn nỗ lực tổ chức việc giao hàng đúng kế hoạch, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết và phối hợp với đối tác trong quá trình kiểm tra, tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh. Chính sách này được xây dựng trên tinh thần minh bạch, hợp tác và phù hợp với đặc thù của hoạt động phân phối B2B.
1. Mục đích
Chính sách này nhằm:
- Thiết lập nguyên tắc giao nhận hàng hóa thống nhất trong hệ thống Coffiona.
- Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của Coffiona và đối tác.
- Hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển và giao nhận.
- Xây dựng cơ chế phối hợp hiệu quả khi phát sinh nhu cầu đổi trả hoặc xử lý hàng hóa.
2. Nguyên tắc vận chuyển
Coffiona thực hiện việc giao nhận hàng hóa theo các nguyên tắc sau:
- Giao hàng theo nội dung đã được các bên thống nhất.
- Cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan đến đơn hàng theo quy định.
- Phối hợp với đơn vị vận chuyển và đối tác để bảo đảm quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi.
- Khuyến khích đối tác kiểm tra tình trạng hàng hóa ngay tại thời điểm nhận hàng.
3. Giao nhận hàng hóa
3.1. Thời gian giao hàng
Thời gian giao hàng được thực hiện theo thỏa thuận giữa Coffiona và đối tác hoặc theo kế hoạch đã được các bên xác nhận.
Trong trường hợp phát sinh các yếu tố khách quan như thời tiết, sự cố vận chuyển, thiên tai hoặc các nguyên nhân ngoài khả năng kiểm soát, Coffiona sẽ chủ động thông báo và phối hợp với đối tác để điều chỉnh thời gian giao hàng phù hợp.
3.2. Kiểm tra khi nhận hàng
Để bảo đảm quyền lợi của mình, đối tác nên:
- Kiểm tra số lượng hàng hóa.
- Kiểm tra chủng loại sản phẩm.
- Kiểm tra tình trạng bao bì bên ngoài.
- Kiểm tra các dấu hiệu bất thường (nếu có).
Nếu phát hiện vấn đề trong quá trình giao nhận, đối tác nên ghi nhận hiện trạng và thông báo cho Coffiona trong thời gian sớm nhất để cùng phối hợp xử lý.
4. Chính sách đổi trả
Việc đổi trả hàng hóa được xem xét trên cơ sở nguyên nhân phát sinh, tình trạng thực tế của sản phẩm và các thỏa thuận giữa Coffiona với đối tác.
Coffiona sẽ phối hợp xem xét đổi trả trong các trường hợp phù hợp, chẳng hạn như:
- Giao sai chủng loại hoặc quy cách sản phẩm so với đơn hàng đã xác nhận.
- Giao thiếu số lượng theo chứng từ giao nhận.
- Hàng hóa có dấu hiệu hư hỏng hoặc không phù hợp ngay tại thời điểm giao nhận và được ghi nhận đầy đủ.
- Các trường hợp khác theo thỏa thuận giữa các bên hoặc theo quy định của pháp luật.
5. Trường hợp không thuộc phạm vi đổi trả
Để bảo đảm tính minh bạch và công bằng, Coffiona có thể từ chối đổi trả đối với các trường hợp như:
- Hàng hóa bị hư hỏng do quá trình bảo quản, lưu kho hoặc sử dụng không đúng hướng dẫn sau khi đối tác đã nhận hàng.
- Sản phẩm bị thay đổi bao bì, nhãn hàng hóa hoặc tình trạng ban đầu mà không xuất phát từ lỗi của Coffiona hoặc nhà sản xuất.
- Đối tác không cung cấp được thông tin hoặc tài liệu cần thiết để xác minh vụ việc.
- Các trường hợp khác không thuộc phạm vi trách nhiệm của Coffiona theo quy định của pháp luật hoặc thỏa thuận giữa các bên.
6. Quy trình xử lý đổi trả
Khi phát sinh yêu cầu đổi trả, Coffiona và đối tác sẽ phối hợp theo các bước sau:
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu
Ghi nhận thông tin về sản phẩm, đơn hàng và nội dung đề nghị đổi trả.
Bước 2. Xác minh
Kiểm tra hồ sơ giao nhận, chứng từ, hình ảnh và các tài liệu liên quan để xác định nguyên nhân.
Bước 3. Đánh giá
Xác định phạm vi trách nhiệm của các bên và đề xuất phương án xử lý phù hợp.
Bước 4. Thực hiện phương án
Các bên phối hợp thực hiện việc đổi hàng, trả hàng, bổ sung hàng hóa hoặc các giải pháp khác theo kết quả đã thống nhất.
7. Điều khoản áp dụng
- Chính sách này áp dụng đối với các đơn hàng do Coffiona cung cấp.
- Mỗi vụ việc được xem xét trên cơ sở hồ sơ, chứng từ và tình trạng thực tế của hàng hóa.
- Việc đổi trả không được hiểu là mặc nhiên phát sinh trong mọi trường hợp mà phụ thuộc vào kết quả xác minh và các thỏa thuận giữa các bên.
- Coffiona có thể cập nhật chính sách này để phù hợp với hoạt động kinh doanh và quy định của pháp luật trong từng thời kỳ.
Thông điệp từ Coffiona
Coffiona xem mỗi đơn hàng không chỉ là một hoạt động giao nhận, mà còn là sự khởi đầu hoặc tiếp nối của mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác.
Chúng tôi luôn nỗ lực tổ chức việc vận chuyển chuyên nghiệp, minh bạch và sẵn sàng phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trên tinh thần thiện chí và trách nhiệm. Bằng cách đó, Coffiona mong muốn cùng đối tác xây dựng một hệ thống phân phối vận hành hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tạo dựng niềm tin trong từng lần giao dịch.